Телефонограмма — это документ, который подтверждает доставку и прием сообщения или информации по телефону. Она составляется в письменной форме и используется в различных сферах деятельности, таких как деловое общение, медицина, транспортировка и т.д. Оформление телефонограммы требует точности и внимания к деталям, чтобы все необходимые данные были указаны корректно.
Правильное оформление телефонограммы обязательно включает в себя определенные элементы. Вначале документа указывается заголовок «Телефонограмма», который выделяется жирным шрифтом. Затем указывается дата составления телефонограммы, а также фамилия и инициалы отправителя и получателя. Далее следует текст сообщения, который следует оформить курсивом, чтобы он отличался от основного текста.
Пример формы телефонограммы:
Телефонограмма
01 мая 2021 г.
Отправитель: Иванов И.И.
Получатель: Петров П.П.
Уважаемый Петров Петр Петрович!
Сообщаю, что на сегодняшний день у нас осталось 40 единиц товара. Прошу вас предоставить информацию о дополнительных поставках. С уважением, Иванов Иван Иванович.
Оформление телефонограммы имеет свои правила, которые необходимо учитывать при ее составлении. Во-первых, необходимо использовать только письменную форму документа и указывать точные данные. Во-вторых, необходимо устанавливать дату и время составления телефонограммы, а также указывать полные фамилии и инициалы отправителя и получателя.
Важным аспектом является ясность и краткость текста сообщения. Его необходимо оформить курсивом, чтобы он отличался от остального текста документа. Сообщение должно быть четким и понятным, в нем не должно быть лишних деталей или уточнений. Соответствие правилам оформления телефонограммы поможет избежать недоразумений и ошибок при обработке информации.
Как правильно оформить телефонограмму: пример формы и правила оформления
Ниже приведен пример формы телефонограммы:
- Дата: [дата оформления]
- От кого: [ФИО отправителя и его должность]
- Кому: [ФИО получателя и его должность]
- Телефон: [контактный телефон отправителя]
- Тема: [краткое описание сути сообщения]
- Текст телефонограммы: [содержание сообщения]
Кроме того, существуют определенные правила оформления телефонограммы, которые необходимо учитывать:
- Телефонограмма должна быть краткой и четкой. Избегайте излишней информации и деталей.
- Укажите точную дату оформления телефонограммы. Это поможет определить важность и срочность сообщения.
- Укажите имена и должности отправителя и получателя. Это поможет избежать путаницы и установить ответственность сторон.
- Укажите контактный телефон отправителя. Это позволит получателю скорее связаться в случае необходимости.
- В тексте телефонограммы используйте ясные и лаконичные выражения. Избегайте двусмысленности и неясных формулировок.
- Подпишите телефонограмму и укажите свою должность. Это подтвердит ваше авторство и установит вашу ответственность за содержание сообщения.
Соблюдение этих правил и использование приведенной формы помогут вам правильно оформить телефонограмму, обеспечивая эффективную и ясную коммуникацию в вашей организации.
Пример телефонограммы: форма и структура
Пример телефонограммы:
Дата: _____________
Отправитель: _____________
Получатель: _____________
Кодовое слово: _____________
Текст сообщения:
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
Подпись отправителя: _____________
Примечания:
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
Необходимо заполнить все поля телефонограммы: указать дату, отправителя, получателя и кодовое слово. Текст сообщения должен быть кратким и четким. После него следует подпись отправителя. Если есть дополнительные примечания, их можно указать в конце телефонограммы.
Правила оформления телефонограммы
1. Заголовок и дата: В начале телефонограммы следует указать заголовок, например «ТЕЛЕФОНОГРАММА», и дату ее составления. Дата должна быть указана в формате ДД.ММ.ГГГГ.
2. Адресата и адресанта: Ниже заголовка и даты следует указать данные адресата и адресанта. Для адресата указывается его ФИО и должность, а для адресанта — подпись и должность.
3. Текст сообщения: Основной текст телефонограммы пишется после данных адресата и адресанта. Он должен быть четким, кратким и информативным. Важно использовать понятные и конкретные фразы, чтобы избежать недоразумений.
4. Контактная информация: После текста сообщения необходимо указать контактную информацию отправителя, включая его номер телефона, электронный адрес и/или адрес офиса. Это позволит получателю связаться с отправителем в случае необходимости.
5. Завершение: Телефонограмма должна быть завершена подписью отправителя и его полным ФИО. Подпись должна быть подстрочной и наносится ниже контактной информации.
6. Соблюдение форматирования: Телефонограмма должна быть аккуратно оформлена, соблюдая типографские правила. Все тексты следует писать прописными (заглавными) буквами. Параграфы отделяются друг от друга пустой строкой.
Соблюдение данных правил оформления телефонограммы позволит убедиться, что эта форма коммуникации будет понятна и профессиональна.