Товарная накладная – неотъемлемый документ при ведении бизнеса. Он позволяет вести учет товарных операций, контролировать движение товаров и контрольный список для проверки исполнения заказов. В настоящее время, благодаря возможностям программы Excel, создание и заполнение товарной накладной стало проще и эффективнее. В этой статье мы расскажем, как создать товарную накладную в Excel пошагово.
Шаг 1: Создание шапки документа
Перед тем как начать создавать товарную накладную, необходимо подготовить шапку документа. В шапке указываются основные реквизиты компании, а также информация о заказе. Вы можете добавить название организации, ее реквизиты, адреса и контактные данные. Также не забудьте указать номер и дату накладной, а также контрагента, наименование товара и его количество.
Шаг 2: Создание таблицы для заполнения товарной накладной
Для удобства заполнения и анализа информации рекомендуется создать таблицу в Excel, где вы будете заполнять все необходимые данные. В таблице следует создать столбцы для наименования товара, его артикула, количества, цены и суммы. Также можно добавить дополнительные столбцы для учета возврата товара и прочих операций.
Шаг 1: Откройте программу Excel
Если у вас еще нет программы Excel, вы можете скачать ее с официального веб-сайта Microsoft. Для этого перейдите на страницу загрузки Excel, выберите нужную версию и следуйте инструкциям на экране для установки программы.
Когда Excel будет открыта, вы увидите пустую рабочую книгу, готовую для создания вашей товарной накладной.
Шаг 2: Создайте новый документ
После того, как вы запустили Excel, вам необходимо создать новый документ, чтобы начать работу над товарной накладной. Для этого нужно выполнить следующие действия:
- Откройте Excel, найдите его в своей программной панели или в меню «Пуск».
- Кликните на «Файл» в верхней левой части экрана.
- В выпадающем меню выберите «Создать».
- Вам будут предложены различные варианты для создания нового документа. Выберите «Пустая рабочая книга», чтобы создать новый пустой документ.
- После этого нажмите «Создать» и новый документ будет создан.
Теперь у вас есть готовая пустая рабочая книга в Excel, в которой вы можете начать создание товарной накладной. Переходите к следующему шагу для дальнейших инструкций.
Шаг 3: Настройте шапку накладной
При создании товарной накладной в Excel очень важно настроить правильную шапку, чтобы вся информация была понятна и организована. Следуйте инструкциям ниже, чтобы создать шапку накладной:
- В верхней части листа выберите отведенное для шапки пространство.
- Напишите заголовки для каждого столбца накладной, такие как «Номер», «Дата», «Поставщик», «Товар», «Количество», «Цена за единицу», «Сумма».
- Отформатируйте шапку, используя функции форматирования ячеек, чтобы сделать ее четкой и удобной для чтения. Например, задайте жирный шрифт, цвет фона или границы.
- В случае необходимости можно добавить дополнительные столбцы в шапку накладной для более подробной информации, например, «Адрес поставщика» или «Сумма налога».
- Убедитесь, что шапка накладной занимает только одну строку и не перекрывает другие данные на листе.
После завершения этого шага, шапка накладной будет готова, и вы сможете переходить к заполнению основной части накладной данными о товарах.
Шаг 4: Создайте таблицу для товаров
После заполнения основной информации в товарной накладной, необходимо создать таблицу для добавления товаров. В этой таблице вы будете указывать информацию о каждом товаре, такую как наименование, количество, цена и сумма.
Для создания таблицы в Excel выполните следующие действия:
- Выберите ячейку, с которой вы хотите начать таблицу. Обычно это ячейка после основной информации о накладной.
- Нажмите на вкладку «Вставка» в верхней панели меню.
- Нажмите кнопку «Таблица».
- Выберите количество столбцов и строк для таблицы. В товарной накладной обычно требуется несколько столбцов, таких как «Наименование товара», «Количество», «Цена за единицу» и «Сумма».
- Нажмите на кнопку «ОК».
После выполнения этих действий у вас появится пустая таблица, которую можно заполнить информацией о товарах.
Совет: Чтобы добавить новую строку в таблицу, просто перейдите в последнюю ячейку последней строки и нажмите клавишу «Tab» или «Enter». Также вы можете скопировать и вставить уже заполненные строки, если у вас есть одинаковые товары.
Шаг 5: Введите информацию о товарах
Теперь, когда основные данные о накладной уже заполнены, пришло время указать информацию о каждом конкретном товаре.
Для этого в таблице товарной накладной нужно добавить несколько колонок, в которых будут содержаться следующие данные:
- Наименование товара: введите название каждого товара, который будет указан в накладной;
- Количество: укажите количество товара, которое вы отгружаете или получаете;
- Ед. измерения: выберите единицу измерения, в которой указано количество товара (например, штуки, килограммы, литры и т.д.);
- Цена за единицу товара: введите цену за одну единицу товара;
- Сумма: автоматический расчет общей суммы для каждого товара (количество товара умножается на цену за единицу).
Добавьте строки в таблицу для каждого товара и заполните соответствующие ячейки данными о товаре.
После ввода информации о товарах, у вас будет полностью заполненный шаблон товарной накладной в Excel, который можно сохранить и использовать для отслеживания и контроля перемещения товаров. Это также позволит вам легко рассчитать суммарные показатели и сделать анализ продаж.
Шаг 6: Заполните итоговую часть накладной
После того как вы заполнили все основные данные о поставке, необходимо перейти к заполнению итоговой части накладной. В этой части вы будете указывать общую стоимость товаров, их количество и другую дополнительную информацию.
Для начала, вам нужно определить общее количество товаров. Для этого сложите количество каждого товара, которое вы указали в предыдущих шагах. Запишите полученную сумму в соответствующую ячейку таблицы.
Затем, определите общую стоимость товаров. Умножьте количество каждого товара на его цену и сложите полученные значения. Запишите полученную сумму в соответствующую ячейку таблицы.
Если вам нужно указать еще какую-либо дополнительную информацию, например, общий вес или объем товаров, создайте соответствующие столбцы в таблице и заполните их данными.
После того как вы заполнили все нужные данные в итоговой части накладной, внимательно проверьте всю информацию на ошибки. Убедитесь, что указали все необходимые данные и что они верны. Исправьте любые ошибки и опечатки при необходимости.
По завершении заполнения итоговой части накладной вы можете сохранить ее и распечатать на печатной форме либо отправить электронной почтой заказчику или поставщику. Важно сохранить все накладные для дальнейшего учета и контроля поставок.